こんにちは、らくからちゃです。
お客様と接することの多いお仕事をさせて頂いておりますが、基本的にIT屋さんなのでやりとりの基本はメールです。さて、色んな会社さんとメールさせて頂いているのですが、会社さんによってローカルルールは様々・・・、って話は前にも書いたことがありますね（笑）。
さて、世の中にはたくさんの『メールのマナー』について書かれた書籍やサイトが出回っているようですね。数あるマナーの中でも、最も重要なもの、それは『早く返信をすること』です。メールというのは、電話などと違って相手の状況が見えない連絡手段です。ですので、返事がないと相手がどんな状況なのかが分かりませんね。
例えば、こんなメールが来たとします。
次回のミーティングですが、木曜日から金曜日に変更出来ないでしょうか？ご確認お願い致します。
これを受け取った段階では、他の参加者の状況がよく分からず、すぐに返事が出来ない時があります。そんな時の模範解答はこんな感じ。
社内調整の上、15時迄にご連絡させて頂きます。
こんな感じのメールを、爆速で返信出来れば良いですね。 『とりあえず読んだぜ！』『いろいろやらんとあかんねん。。。』『もうちょい待ってな！』ということをすぐに伝えるだけでも相手にとってプラスになります。
ただ文章を見て急ぐ内容であれば（決算処理が出来ない！とか）メールだけでなく、電話も入れるようにしておきたいですね。そんな時に困るのが、メールに署名のついていない人です。
署名いろいろ
署名のつけかたって、結構同じ会社の中でもバラバラになっていて、個人の判断に任されていることが多いような気がします。適当に画像検索してみてもスタイルは様々。だいたい、一般的なのはこんな感じでしょうか。
書かれている内容も人それぞれですが、だいたい書いてある内容は
- 名前
- 会社名
- 部署名
- メールアドレス
- 住所
- 会社のURL
- 電話番号
- FAX番号
とかですかね〜。正直、会社のURLとか住所とかは無くても困らないのですが、電話番号だけは載せておいて欲しいんですよねえ。
なんで物を探すのってあんなに辛いんだろうか
基本的に、ビジネスのやり取りは後で言った言わないにならないようにメールですので、電話を使うときはよっぽどの時になります。そんな時、電話番号が出てこないと中々焦ります。
お客様：（ ・∀・）やべーよやべーよ！！
わたし：(； ･`ω･´) やばい、これは早く連絡しないと！！
〜電話かける〜
お姉さん：( ´∀｀) 本日は工場のほうに出社しておりますぅ。こちらにおかけ直せ。
わたし：( ･`д･´) おかけ直す。
〜おかけ直す〜
お兄さん：(,,ﾟДﾟ) 今、別件対応中っす。ムリっす。伝えとくっす。
わたし：(´・ω・｀) はぁい
〜しばらくあと〜
わたし：(๑´•.̫ • `๑) かかってこない・・・。伝わっていないかもだからかけ直すか。
デンワ：┏◎-◎┓＜ホンジツノエイギョウジカンハシュウリョウイタシマシタ
〜本社に電話する〜
わたし：(´；ω；｀)おねーさん。繋がらなくなったよぅ。
お姉さん：( ´∀｀)はぁい。こちらの電話番号にかけろや。
〜時間外デンワに電話する〜
お兄さん：(,,ﾟДﾟ) 帰っちゃったっす！
とまあ、ここまでのケースは中々無いのですが、急いでいる時に電話番号が出てこなくって焦っちゃう時って結構有りますよね。
勿論、交換した名刺を引っ張りだしてきたり、色々と手段はあるのですが、メールに一言書いておいてくれるだけで、随分助かります。そもそも、物を探すのってどうしてこんなにつらいのかを考えてみたんですけど、『物を探す作業』って基本的に否定の連続ですよね。『これもちがう、これちがう、これもちがあああう。』そんなところにストレスを感じてしまっているのかな。まーだ、提案書書いてるほうがよっぽど心理的に幸せですね。
同じ理由で、『前のメールで送った資料ですが』じゃなくて、『前にも送った資料ですけど念のため添付しておきます』って言ってくれるひとって、それだけでとっても親切な気がしますね。
ほんのちょっとした手間ですが、１分２分であっても結構苦痛な作業です。ですので、ちょこっと下の方に電話番号を書いておいてくれると、それだけで凄くいい人のように感じてしまうのです。あと、社内メールは内線番号も付けておいて欲しい( ﾟДﾟ)ﾎｽｨ・・・
いいなーと思った署名のアイデア
貰ったメールの署名を見ているとほんとそれぞれですね。大抵、電話番号くらいは書いてありますが、中には本当に名前だけの人とかもちらほらと見かけます。中には、会社の製品をアスキーアート風に表現している人がいたのですが、見事にずれてましたね（笑）ちなみに私は、ちょっとJavadoc風にしてみたりして遊んでいます。
あと、いいなーと思ったのは、会社の最寄り駅と出口を書いてくれている人ですね。印刷したあとに気がついて、ちょっと感動した記憶があります。やっぱり大事なことって、いかに相手の小さなストレスに気がついて、それを減らしていくのかだと思うんですよね。
もし、まだ署名がついていないひとがいれば、これを気に見なおしてみてください〜。
ではでは、今日はこのへんで。
