読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

ゆとりずむ

東京で働く意識低い系ITコンサル(見習)。金融、時事、節約、会計等々のネタを呟きます。

MENU

仕事を効率よく終わらせるためのメモ帳の使い方

仕事


こんにちは、らくからちゃです。

ヤバいことになるかなーと思って予定を長めにひいていた仕事が案外すんなり進み、ここ最近定時ダッシュを決め込んでいます(๑•̀ㅂ•́)و✧

わたしのお仕事は、日々突発的なお仕事が良く舞い込んできます。朝立てた予定通りに進む日なんて、殆ど有りません。仕事の進め方については、色んな人のやりかたを見よう見真似で取り入れてきました。ひとそれぞれ、いろんな方法があるようですが、わたしの場合はメモ帳に、ばしばし書きながら潰していくという方法を取ってきました。

こういうやつね!

マルマン A7 メモパッド ニーモシネ 方眼罫 N179

マルマン A7 メモパッド ニーモシネ 方眼罫 N179

 

 そういや昔、レビューっぽいものも書いていました(笑)。

社会人生活を何年か続けてきて、メモ帳を使ってタスクを管理する場合の方法論(?)みたいなものについて、少し考えるところがありましたので、ちょこっと書いてみたいと思います。新入社員研修で聞くような内容かもしれませんが、初心に帰って読んでいただければなにか発見があるかもしれません(笑)

まずはタスクを書きだそう

タスク管理の仕方ですが、専用のツールを利用している方もよく居ますが、わたしの場合、ただの紙とペンを使っています。ツールって、どうしてもぱっと使いたい時に使える環境になかったり、ちょっとしたソフトの立ち上げに係る時間が煩わしかったりするんですよね。

こういったメモ帳の使い方ですが、まずは『やるべき作業』をばーっと書き出して使うかと思います。こんな感じですね。

f:id:lacucaracha:20160212002722j:plain

まずは朝イチにぱーっと今日の作業を書いてみる、と。今日は、A社さん向けの作業の状況報告をするための準備と、B社さん向けの提案書の作成がやるべきタスクです。まあ特になんてことない書き方ですね。勿論これで『何の仕事をやるか?』が忘れることがなくなるという効果があります。

まあ特に珍しい話ではないと思います。

でもこれに、もう一工夫加えると、仕事を効率よく終わらせるのに役に立ちます。

タスクはできるだけ細かく分解しよう

まず、上の書き方の問題点なのですが、『それって具体的に何をやるの?』『何が終わったら仕事が終わったと言えるの?』が明確じゃありませんよね。

ということで、下記のようにします。

f:id:lacucaracha:20160212003120j:plain

A社さん用の作業実績の報告は、

  • 作業データが正しく登録されているかどうかのチェック
  • 作業データの分析レポートの作成
  • 別途行っている『月次処理改善』活動の進捗状況のチェック

というような、具体的な作業に更に分解して書きます。こうやって分けるメリットは色々とあるのですが、まず『自分が今からしようとしている作業は何なのか?』ということを事前にじっくり段取り立てて考えることが出来るようになります。たとえば、人に頼む必要のある仕事の場合、この段階で気づくことが出来るようになります。

でも、『そもそもはじめてする仕事で、何をやったらいいのか分かんねーよ』といった内容のものもあります。その時はまず、『◯◯さんに聞いてみる』など、具体的な作業をすすめるにあたっての前準備を書いておきます。

ひとつのタスクを一個ずつ終わらせていく

じゃあ次に、書きだしたタスクを潰して行きましょう。まず、今からやろうとしている作業には、◯をつけます。複数のタスクを同時にやらなきゃいけない人がよく陥るのが、複数のことを平行してやろうとしてやってる作業の内容がぐちゃぐちゃになることです。

まず、今取り組んでいる作業に◯をつけて、その他の仕事が入ってきたらメモ帳に書いておいて、とにかく今やっている作業に集中するようにしたほうが、結果的に早く終わることが多くあります。もしどーしてもの仕事が来てしまった場合、一旦作業中の作業を完了扱いにして、新しい作業として追加しておきましょう。

ちなみに、先に提案書の作り方を先輩にヒアリングしてみたところ、『あー、それだったら類似のC社の事例をXさんに聞いておいた方が良いよ。あと、社内用資料に必要な売上だのは帝国データバンク見ればいいから。それと、アのカスタマイズとイの新規開発が必要になるから、見積りが必要だね。営業会議に出す前に部長にレビューしてもらわなきゃいけないから、はやめに抑えておいたほうがいいよ。』というありがたいアドバイスを頂けたものとしましょう。

とするとこんな感じでしょうか。

f:id:lacucaracha:20160212003744j:plain

おわった『提案書の作り方をYさんにヒア』はびゃーっと消しちゃいましょう!

あと余談ですが、内線の番号とか、課題管理番号(チケット番号)みたいな同じ番号が必要になることが度々出てくるものは、なるべくメモ帳に書いておいたほうが捗ります。もちろん、内線管理システムやRedmineで検索すればすぐに答えは出てきますが、それにも数十秒の時間がかかります。

ネットワーク越しのサーバーのハードディスクへのアクセス回数はなるべく減らして、手許のメモリにデータをキャッシュしておきましょう。

もっとお仕事を楽しくしよう!

こういったタスクを分ける基準ですが、『1時間以内で終わるかどうか?』などの時間を基準とするのが良いと思いますが、最初は『箸の上げ下げレベルでなるべく細かく』という風に意識していました。

こういったタスク管理をしておくと、事前にどんな順番でどれくらいの時間がかかって仕事が終わるのか?が読めるようになります。実際に掛った時間を、端っこの方に書いておけば、次に同じようなことをやる時の参考にもなります。

でも細かく分けると、その分書くのが面倒くさくなるので、途中で投げ出しがちになっちゃいますよね。そこでわたしは、毎日『今日発行したタスクの数と完了したタスクの数』を手帳に書き残すようにしました。

それを見れば、『あ、今日はなんかすごい頑張った気がするなー』とか『今日はなんかやる気出なかったなあ。明日はがんばろ』といった指標として使えます。最後に整理すると、メモ帳に細かくタスクを書いて整理することで

  1. 抜け漏れが減らせる
  2. 事前に必要な作業が予測できる
  3. 作業の状況が見える化できる
  4. 作業実績として後で振り返る時に便利
  5. なんかちょっと楽しい

といった効果が得られるようになります。ですので、『細かく分ける』に価値があるのであれば、どんどん細かく分ければ分けるほどメリットが出るような仕組みを作れば良いんですね。まるで、ポイントを貯める『ゲーム』のようですが、そういった仕事のすすめるやりかたを『ゲーミフィケーション』と言うようです。

ゲーミフィケーション―<ゲーム>がビジネスを変える
  by カエレバ

 例えば、『今日終わらせたタスクの数✕◯円をおやつ代にしていい!』みたいなルールを自分の中で決めちゃえば、どんどん細かくお仕事をわけて、どんどん沢山終わらせていきたくなりますよね?もちろん自分の中で『ズル』が出来ないようにルールは適宜調整していく必要があると思います。

例えば途中で書いた『割り込みタスクが入った場合は一旦終わらせたことにする』も、『まだ終わってないけど1ポイント増えるからいっかなー』みたいになっちゃうと、最終的な作業の能率は落ちちゃいそうですね。だったら、

  • 割り込みタスクが入った場合、今のタスクは必ず終わらせたことにする
  • そして、新しいタスクを必ず書き出さなくてはならない
  • ただし、途中で終わらせたタスクはカウントに加えない

みたいなルールにしたら、なんかメモ帳にかく作業が増えるだけなので、なるべく中途半端な状態で終わらせるのはやめて、まずは相手に待って貰うように交渉しようとするモチベーションを作り出すことが出来ますよね。

世の中には、こういったものを管理するソフトもたくさんありますが、わたしはそこら辺に転がっている紙とペンだけで、出来るような仕組みのほうが好きです。手で、びゃーっと消している手の感触が好きなんですね。

ちょっとした工夫ではありますが、簡単なことで『お仕事』ってもっと楽しくすることが出来るような気がします。もし、何かの参考になれば幸いです。

ではでは、今日はこの辺で。

(1:03)