こんにちは、らくからちゃです。
ここ最近、いい感じで定時退社が続けられています(๑•̀ㅂ•́)و✧ 折角早くおうちに帰れるので、今まで後回しになっていたことに挑戦したいなあと思いつつも、気がつけばみるみるうちに時間は無くなっていきます(；´Д｀)
- 資産運用をしてお金を殖やしたい
- きちんと家計簿をつけて節約したい
- 漫画を片っ端から読みたい
- 凝った料理に挑戦したい
- 運動と瞑想をする
などなど・・・まあ、やりたいことはみなさんいろいろとあるかと思いますが、何を行うにあたっても共通することは、多かれ少なかれ時間が掛かるということです。時間は、全ての人に同じように流れていきますが、どう使うのかは人それぞれです。そう考えれば、時間もお金と同じように、どうやって効率的に使うのかを考えたほうがいいような気がします。
じゃあ効率的に使うために何をすべきかというと、まずは『自分が何に時間を使っているのか？』をきっちり理解することが大事だと思うんですよね。お金であれば『家計簿』をつけますが、時間に関しても『時間簿』をつけたほうがいいんじゃないのかなあと思うんですね。
以前は、結構こまめに記録していたのですが、ここ最近は忙しくて管理がおいつかなくなり、サボっていました・・・。また、社内でのタスク管理用に自分用ツールを作っていたのですが、メンテナンスするのがいい加減面倒になってきました。
そこで、ビジネス・プライベートともに、一括して時間管理の仕組みを再構築してみましたので、その結果を書いてみます。どなたかのお役に立てば幸いです♪
やりたいことの整理
まずは仕組みづくりにあたり、自分のやりたいことを整理してみました。
- 作業時間を記録することができること
- Windows/Mac/Android端末からいつでも記録できること
- 作業データは分類ができること
- 記録結果をデータとして出力できること
うん・・・、すげーざっくりですがこんな感じですね。でまあ、結論からいうと、
- 実績管理・・・Toggl
- 課題管理・・・Wunderlist
の組み合わせで管理することにしてみました。
作業時間の記録方法
まずはTogglってなんじゃらほいというとこからから説明いたします
これは、『タイムトラッキング』と呼ばれる『何にどれだけ時間を使ったのか？』を管理するシステムです。こういったツールは結構いろいろな物があります。特に、時給制のフリーランス向けや、チームで管理するための機能が豊富なシステムなどなど、下記のサイトに大変丁寧にまとまっています（英語ですが）
いろいろと比較してみましたが、今の段階では『個人用のタイムトラッキングアプリはTogglが断トツでおすすめ』だと思います。その一番の理由は、記録をつけるのがすんげー簡単なことです。
Togglで作業時間を記録するには、こんな感じのクライアントソフトを利用します。
ここの"What are you doing?"と書いてあるところに、やろうとしている作業の名前を書いて『Start』を押せば作業時間の記録が始まります。
で、作業が終わり次第『Stop』を押すだけ。大変シンプルです。非常に便利なのが、過去に登録したタスクは、自動的に入力途中で補完してくれるんですよね。
過去に登録したものの中から、同じキーワードを含むものを探してくれます。更にありがたいのが、作業名を入力せずに記録を開始して、作業名を後付することが可能な点です。
例えば、よくわからない会議に出席してくれなんて言われた時も、ひとまず『作業の開始』だけしておいて、あとから○○の件という風に修正することが可能です。これは特に、わたしのような『割り込みの仕事』が多い人には滅茶苦茶ありがたい機能です。
他にも、Pomodoro Timerという、一定時間のインターバルを設定して、その間隔ごとに再度『何の作業をしているのか？』を確認する機能もあります。
クライアントソフトは、Mac OSX版にもありますし、AndroidやiPhone向けのものもあります。結果はすべてWeb上に保存されますので、どこにいても簡単に作業実績を記録することが可能です。
作業結果の管理方法
記録だけでなく、登録したデータもインターネットにさえつながれば確認・修正をすることが可能です。
あと、地味にありがたいのが、Bulk editモード。対象となるレコードを選択して、一括で修正を行えます。作業内容未記録の3件のレコードに対して、作業名を一括で指定してみました。
また、作業時間をグラフの形で表示することも可能な上、プロジェクト（分類）別の作業時間内訳まで出すことができます。キーワードを指定すれば、その作業名を含むものの
更に、登録した結果はCSVファイルとして出力することまで可能です。
作業予定の整理方法
もうこれ一つさえあれば、他に必要な物は無い！と言いたいところですが、課題管理のシステムと連携・併用すれば更に便利に使うことができます。それがWunderListです。
こちらのシステムは、オンライン上でTODOを管理することができるツールです。大雑把に役割を分けると、
- 作業結果の記録・・・Toggl
- 作業予定の整理・・・WunderList
といったところでしょうか。こんな感じで、バシバシ登録してチェックボックスを入れていけばどんどんタスクをこなせます。また、シャープ記号を頭につければ、Twitterのハッシュタグと同様のタグ管理も可能です。
また、このタスクリストはスマートフォンでも表示できる他、招待をすればグループ単位で共有することも可能です。リストにデータを追加すると、通知が飛ぶように設定することも可能です。
我が家では、妻と『買い物リスト』を共有するために利用しております(๑•̀ㅂ•́)و
WunderListについても多数の代替サービスが御座います。一番の代表例はTodistでしょう。また、カンバン管理がし易いTrelloも最近人気のような気がします。それぞれ比較してみましたが、
- Todistのほうが高機能なのはわかるが、WunderListのほうが視認性が良い
- Trelloは便利ではあるが、スペースを食うのでシンプルなWunderListのほうが良い
と思い、結局ここに落ち着きました。
TogglとWunderListは、下記のTogglボタンというChrome拡張機能を利用すれば、登録した内容からタスクを起こすことができます。
タスクの横の方にTogglのボタンが見えているかと思います。このボタンを押すと、こんな感じでTogglの作業を切り替えることが可能です。
お仕事のタスクについては、常にルーチンとして
- 会社名でタグ付けをしてWunerListに登録
- WunderListからタイマーを開始
- 終了後完了済みへ
という風に統一し、残件が何かを見えように利用することに致しました。
作業実績管理の運用法
さてこれで、かなり効率的に『時間簿』をつける準備ができました。次に、どのように運用していくのかについて、わたしの場合のケースを書いてみたいと思います。
ざっくりと、Togglのデータの体系を整理すると、こんな感じになります。
作業は、開始時間と終了時間、その差分の作業時間を持っています。また、自動的に登録ユーザIDが設定されます。任意の作業名を１つと、複数個のタグをつけることが可能です。作業には、１つのプロジェクトを割り当てることが可能で、プロジェクトはクライアント単位に整理することが可能です。
各種レポートは、プロジェクト・クライアント別に分析結果を表示することができますので、『細かくプロジェクトを分けて、クライアントで分類して集計』という使い方をすることも可能ですし、そう推奨しているサイトもありました。ただ、プロジェクトを細かくわけてしまうと、最大の持ち味である「さっと簡単に登録」というのが難しくなってしまうんですね。
そこでプロジェクトは、以下の５つに分けました。
- 仕事・・・勤務時間中の作業に使うもの
- 休養・・・睡眠時間を記録するもの
- PC作業・・・パソコンで遊んでいる時間を記録するもの
- 勉強改善・・・何か『好ましい作業』をしている時間を記録するもの
- プライベート・・・その他の作業
まず会社で行う作業は、すべて『仕事』に統一しました。
顧客別にプロジェクトを分けることも考えましたが、わたしの場合、担当している顧客の数が多いため、プロジェクトの数が大変多くなります。また、顧客別の作業時間の分析は、毎日行う必要はないのと、常に作業時間の頭に『顧客名』が入っているので、CSV出力の結果を元に、エクセルで分析することが可能です。
次に、睡眠時間がどれくらい確保できているのかは、きちんと確認したいなあと思いましたので、こちらは別プロジェクトとしました。
その他のものは、基本的に『プライベート』としました。但し、『減らしていきたい』と思っているネットサーフィン等の"PC作業"と、『増やしていきたい』と思っている読書や生活効率の改善作業などの"勉強改善"は、別プロジェクトとして管理するようにしてみました。
細かな作業の分類ですが、登録する際に、あまり細かくし過ぎないようにしています。
例えば、『晩ごはん』なんて作業を切り出してしまうと、晩ごはんを食べ始める時間と食べ終わる時間まで記録する必要ができてしまいます。・・・そこまで必要ある？『晩飯も可能な限り時短！』なんてひともいるかもしれませんが、個人的にはそこまで必要ないんじゃねえの？と思うんですよね。
切り分けるポイントとしては、『何か良さそうな行為』と『早く終わらせるべき行為』は、それぞれのそれがどんな内容でどれくらいの時間を使ったのか？が、あとから見えるよう心がけました。
あとは単純に、日記帳代わりに『こんなことしたよ！』ということが後で振り返って分かるように、思いついた名前で作業を登録しています。
また基本的に『ひとつの時間に行う作業は必ず１つ』という運用になります。
例えば、通勤電車で本を読んでいた場合、『移動』でもあり『読書』でもあるといえますが、実際に自分の行っているアクションは『読書』なので、そちらで登録します。
やってみて気がついたこと
では最後に、ここしばらくの結果として、実際にやってみて気がついたことについてまとめてみたいと思います。
いま何をしているのか？をより意識するようになった
こういったタイムトラッキングの仕組みを使うと、自分が『いま何をしているのか？』を定期的に確認することになります。今まで以上に、何の作業をいま行っているのか？を意識しながら行動するようになったような気がします。
かけた時間が見えるだけで早く終わらせたくなる
また、その作業にどれくらい時間をかけているのかが見えるようになると、それだけで『ありゃ、30分でできると思ったのに案外時間かけてる』ということが一目瞭然になるので、以前よりも作業を早く終わらせるモチベーションは上がったような気がします。
作業に集中できるようになった
あとこれは副次的な効果ですが、作業内容をころころ切り替えていると、システムの作業を切り替える手間もありますし、通算の時間が見えにくくなって不便です。いままでは、『一旦、こっちはおいておいてこちらを終わらせないと』と、割り込みの作業を優先したりすることが多かったのですが、より目の前にある作業に集中して取り組むことができるようになった気がします。
もっと自分への投資を増やそうと思った
またプライベートの時間も時間簿をつけておくと、『ありゃ、今日は家に帰ってから1時間近くもダラダラしてるぞ』といったことが見えるようになります。なんかもっと有意義に時間を使わんとな～、というモチベーションは上がったような気がします。
会社員になってからやってみると、学生のころやっていた以上に、効果があるような気がします。
ただあんまりやり過ぎると、ストレスが溜まってしまい、仕組みとして破綻する空気がプンプンしておりますので、適宜自分にあったレベル感や仕組みを考えながら使っていく必要がありそうです。
本当は、習慣化がきちんとできれば、こういったツールに頼る必要は無いのかもしれませんが、自分の作業時間を時間簿で見える化するのは、だらしない自分のお尻を叩く良い機会になると思います。
ブログを書いている時間、本を読んでいる時間等々、どういうふうに使っても1時間は同じ1時間です。より効率的に時間を使えるように、しばらく続けてみたいと思います。
ではでは、今日はこの辺で。
